Какие документы необходимо иметь сотруднику, отправляющемуся в командировку

Оформление командировки производится по формам, установленным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1). На необходимость соблюдения форм, установленных Постановлением Госкомстата России N 1, указано в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете). Здесь сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 направление работников организаций в командировку производится руководителем организации и оформляется:

  • приказом о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или форма N Т-9а);
  • командировочным удостоверением (форма N Т-10);
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма N Т-10а).

Приказ о направлении в командировку или командировочное удостоверение.

Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При этом на одного командированного сотрудника составляется приказ по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". При направлении в командировку нескольких человек используется форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия , которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

  • фамилия, имя и отчество;
  • структурное подразделение;
  • должность (специальность, профессия) командируемого лица;
  • цель командировки;
  • место назначения (страна, город, организация);
  • время командировки (не считая времени нахождения в пути).

При командировках за рубеж командировочное удостоверение выписывать не нужно. В данном случае подтверждать факт нахождения сотрудника в командировке будут отметки в его загранпаспорте. Копии соответствующих страниц паспорта нужно приложить к авансовому отчету. При этом учтите: исключить расходы на загранкомандировку по причине того, что нет удостоверения, налоговики не вправе. Это подтверждает и арбитражная практика. В качестве примера можно привести Постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2005 г. N А56-2639/2005, ФАС Поволжского округа от 17 мая 2007 г. N А12-12628/06.

Таким образом, Госкомстат России при отправке работника в командировку предлагает оформить несколько документов. Однако Письмом от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок" Минфин России указал, что параллельное составление двух документов (приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако, несмотря на такое разрешение, следует исходить прежде всего из специфики командировок на предприятии.

Очевидно, что, если работники постоянно ездят на одну и ту же фирму (например, к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика - лишнее подтверждение обоснованности командировки.

Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если оно будет оформлено, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку.

Служебное задание и отчет о выполненной работе.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаются в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

В отношении оформления служебного задания следует отметить, что данный документ несет в себе практическую пользу. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки. При проверке это неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов. Поэтому в графе "Краткий отчет о выполнении задания" работник опишет не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге (например, работник может перечислить в отчете предприятия, которые он посетил, и рассказать о проведенных переговорах).

Во избежание различных вопросов по оформлению служебных командировок предприятию целесообразно издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

Новости

Погашать кредиты станет проще
Минфин подготовил проект закона «О потребительском кредитовании» [обсуждение] В конце прошлой недели документ вывесили на
РПЦ возмущена обвинениями общества защиты прав потребителей
Как выяснилось, церковь не имеет отношения к торговле в Храме Христа Спасителя Русская православная церковь возмущена
Жительнице Новосибирска выплатят почти 200 тысяч рублей за незаконное увольнение
Продавец из магазина медицинской одежды добилась и восстановления в должности Судебное разбирательство по этому иску

Советы юриста

Добрый день! Посоветуйте, пожалуйста, как поступить. Я беременна, нахожусь на больничном уже месяц, скоро выходить на работу. В связи с сокращениями директор рвет и мечет, ищет повод как можно от меня избавиться: 1. Говорят урезали зарплату (причем всем), хотя она белая, и в трудовом договоре прописана сумма оклада, на который я устраивалась. 2. Мне нужно будет планово посещать врача раз в неделю может ли это послужить поводом для увольнения (расценят как прогул)? Понимаю, что при желании можно уволить кого угодно, но как себя подстраховать, чтобы попытаться обойти эту ситуацию. Заранее спасибо.

А разве при посещении женской консультации больничные листы не выписываются? (я, простите, мужчина, не знаю многих нюансов...) Что касается "урезали зарплату" - в суд!